Licitacion 2020

Convocatoria para la Licitación de Agencias para la Organización del LIII Congreso Nacional de Cirugía Pediátrica 2020


Puede Descargar Aqui la convocatoria




INTRODUCCIÓN

La Sociedad y Colegio Mexicanos de Cirugía Pediátrica, fundados 2001 y 1957 respectivamente realizan diversas actividades científicas, entre las acciones que esta asociación desarrolla para la actualización científica de sus miembros, destaca la celebración anual de su Congreso Nacional, el próximo tendrá lugar del 11 al 15 de septiembre de 2020 en la ciudad León, Guanajuato. El desafío que se nos presenta está referido no solamente a contar con un Congreso ejemplar, tanto en lo científico como en la organización, sino también en la responsabilidad que significa la imagen de la asociación.


OBJETIVO

La eficiencia y transparencia que se busca tener en la organización del evento, ha llevado a su próxima Mesa Directiva 2019-2021 y al Comité Organizador del Congreso a emitir una convocatoria para que mediante una licitación abreviada se seleccione a la Empresa Organizadora del LIII Congreso del  Colegio y Sociedad Mexicanos de Cirugía Pediátrica que garantice este objetivo y ofrezca los mejores servicios en calidad y costos convenientes.


ESTRUCTURA

El Congreso se realizará en el Centro de Convenciones de León Guanajuato y al cual esperamos albergar a 650 participantes aproximadamente durante los 5 días del evento, disponiendo de un salón tipo auditorio/escuela  para sesiones plenarias divida  en 4 salas simultáneas además de. área de exposición y posters 


ESCTRUCTURA y NECESIDADES DEL CONGRESO:

     

Registro

Cursos precongreso (hospital, se necesitará equipo audiovisual y servico de café,  probablemente  equipo de traducción simultánea.)


Rentas de recintos:

Ceremonia inaugural salón plenario

Coctel rompehielos este evento se realiza el día 12 de septiembre por la noche, y debe tener cabida para unos 600 participantes, 

Salones para dos módulos por 3 días, aprox 250 px por curso.  Probablemente uno más para curso de enfermeras.

Salón general para plenaria por 3 días, aprox. 650 px

Salón para posters

Salón Entrega de material

Salón Comité de damas

Oficina comité organizador

Bodega.

Exposición





Banda de Guerra para honores a la bandera el día de la inauguración


Producción de Audio y Video, equipo de traducción simultánea y grabación de cursos, módulos  y plenarias


Escenografía y señalización


Coffe Brake   durante recesos o continuo


Tour grupal,  

Se podría llevar a cabo una visita al centro cultural y tener un concierto en el teatro del centro cultural


Cena de la Fraternidad, 

Esta cena da cabida para la mayoría de los asistentes aproximadamente 650 personas.   deberá ser en un recinto cercano al hotel sede, de preferencia que se pueda llegar caminando, 


Tour Acompañantes.

Se deberán programar 3 tours para acompañantes los cuales se llevarán a cabo durante las mañanas.  El tour no debe durar más de 4-5 h y debe incluir desayuno o box lunch 

Ej: Visita guiada al centro

     Visita al centro del calzado

     Visita al centro Fox

     Visita a Algún viñedo


Cena de Clausura: 

Esta cena deberá ser  en recinto del Hotel sede, o en un salón cercano que se pueda ir caminando de preferencia en el centro de convenciones


Ballet folclórico probablemente para la inauguración y posteriormente llevar a cabo el coctel rompehielos


Grupos musicales o DJ


Transportación de los congresitas a los eventos (atobuses), 


Transportación profesores invitados.


Hoteles.  

Se escogerá un hotel sede, el cual estará cercano al centro de convenciones

Se establecerá contacto con el centro de convenciones para ver costos de renta de salones, de  acuerdo a formato establecido: 2 salones simultáneos para desarrollo de evento científico.  Estos dos salones se deberán convetir en un salón único para las sesiones plenarias y un 3er salón para curso de enfermería y curso de patología quirúrgica pediátrica para pediatras y  médicos generales.


TRANSPORTE  PARA LOS TOURS DE ACOMPAÑANTES, Y PARA LOS CURSOS PRECONGRESO


Se promoverán otros hoteles cercanos al centro de conveciones


TODOS LOS EVENTOS QUE SE PLANEEN HACER DEBERÁN LLEVAR UNA LICITCIÓN 

DE POR LO MENOS 3 OFERTAS.



ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR EL ADJUDICADO

- Realizar las acciones pertinentes de acuerdo a los objetivos y estructura detallada acorde a los servicios contratados por la Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica y del Comité Organizador del Congreso.

- El adjudicado deberá firmar un contrato ante la Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica  en forma previa al inicio de su actividad.

- Asegurar la presentación de informes de estado de situación económica bajo demanda del Comité Organizador o la comisión designada para dicha tarea antes, durante y una vez finalizado el Congreso.  (Cada acción requerirá del consentimiento del Comité Organizador en forma previa y por escrito.)

- Planificación y coordinación general del congreso, gestión financiera y fiscal, estado de cuentas, marketing y comunicación (desarrollo de imagen, logo, página web, promoción previa, etc), 

- Patrocinios (acciones necesarias para la búsqueda de recursos a través de patrocinios y en consonancia con el Comité Organizador),

- Gestión de inscripciones, servicios logísticos para el congreso y en la sede, formatos del congreso, servicios de alojamiento y traslado a los asistentes, y cualquier otra actividad que se considere necesaria para el cumplimiento de los fines propuestos.

REQUISITOS PARA LA EMPRESA POSTULANTE

Tener obligatoriamente representación legal a nivel nacional (quienes serán los interlocutores permanentes).

Experiencia profesional:

Detallar la relación de congresos médicos organizados al menos en los cinco últimos años y en curso, ya que se valorará la experiencia en congresos similares; haciendo constar: el número de congresistas, tipo de exposición de las mismas, los m2 de exposición, número de stands y expositores.

Adjuntar al menos tres links de congresos que estén gestionando o hayan gestionado recientemente donde se solicitarán referencias a los contactos respectivos

Incluir el curriculum empresarial resaltando la experiencia de la empresa en la organización de eventos académicos con un número y diversidad de asistentes que no solo se refiere a las nacionalidades, sino también a sus posibilidades económicas tomando en cuenta que a este evento también asistirán médicos residentes.

Detallar respecto a los Recursos Humanos la descripción de estructura de su empresa, así como una breve nota de la experiencia de su equipo, de los directivos y de la persona que sería el interlocutor con los organizadores, así como de las personas que estarían disponibles de lunes a viernes para cualquier consulta, incidencia ó gestión (con un calendario de actividades y personal para las distintas fases del Congreso).

Detallar los Medios Técnicos con los que cuenta para el diseño de página web específica del Congreso, con formularios de inscripción on-line, formularios de alojamiento (hotel, planos, etc.) formulario de ventas de stands, con disponibilidad a la información del congreso on-line y en tiempo real a disposición del Comité Organizador.

Describir los procesos de Responsabilidad Social Corporativa implantados en su empresa en su funcionamiento diario y específicamente, hacía los congresos que organiza.


GESTIÓN ECONÓMICA Y PRECIO

El precio global por toda la tarea que se contrata a la empresa adjudicada será el representativo de un porcentaje de la utilidad total, por todo concepto, evaluada luego de finalizado el Congreso Es decir que la cotización que presenten las empresas postulantes al presente llamado deberá de constituirse de un porcentaje de la utilidad total del del congreso 2020. De esta forma se podrá garantizar el mejor funcionamiento de la relación Cliente/Empresa.

Las empresas postulantes deberán describir sus procedimientos para la realización y seguimiento del presupuesto y el control financiero, de forma de asegurar que reporte a la Organización de forma totalmente transparente.


CUMPLIMIENTO DE NORMAS LABORALES, IMPOSITIVAS O PREVISIONALES DEL PERSONAL

La empresa adjudicada deberá emplear el personal necesario, suficiente e idóneo en preparación y experiencia para la ejecución del servicio, haciéndose responsable por el comportamiento de dicho personal en lo concerniente a la idoneidad, trabajo y disciplina.

La adjudicada cumplirá estrictamente, en relación con los empleados que se requieran para ejecutar los servicios previstos con la legislación laboral aplicable, previsional y de seguridad e higiene en el trabajo. El incumplimiento de cualquiera de esas obligaciones respecto de cualquiera de los empleados contratados por la empresa adjudicada y afectados al cumplimiento del contrato que se firme, será de responsabilidad exclusiva de la misma obligándose a mantener indemne  por cualquier reclamo que reciban, daño o perjuicio que sufran o pago que se vean obligadas a realizar.


FIANZA DE CUMPLIMIENTO

El licitante ganador o que resulte adjudicado de la licitación deberá garantizar el cumplimiento del contrato mediante una FIANZA DE CUMPLIMIENTO expedida a favor de La Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica, emitida por una institución afianzadora debidamente autorizada, por un importe equivalente al 10% (diez por ciento) del importe total del contrato, que deberá entregar en días posteriores a la formalización del mismo, garantizando el servicio conforme a lo acordado.


EXHONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Será requisito para las empresas postulantes que incluyan en su oferta una cláusula expresa de exoneración de responsabilidad a la Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica, por no resultar electos en el presente llamado.

También deberán incluir en su oferta una cláusula estableciendo que se acepta expresamente desde ya la posibilidad de la existencia de modificaciones en los términos de la presente licitación, sin que se genere en ningún caso derecho al cobro de indemnización alguna por éste concepto siempre y cuando se notifique de las mismas con suficiente anticipación por parte de la Organización.

Todas las Agencias interesadas deberán participar en igualdad de oportunidades en dicho proceso de licitación. Los requisitos de la Convocatoria serán exhibidos en la página Web de la Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica.

La recepción de las solicitudes comenzará el día 20 de marzo 2019 y concluirá el día  30 abril 2019 El Dr. Antonio Francisco Gallardo Meza en su calidad de Vicepresidente recibirá todas las propuestas y las cursará a su Consejo Directivo.

Cada miembro del Consejo Directivo deberá de forma libre emitir su voto positivo por la Agencia que considere apropiada para cubrir el Congreso 2020  de la Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica el día   15 mayo del 2019  Debiendo el Dr. Gallardo hacer de conocimiento público en los medios de la Sociedad Mexicana de Cirugía Pediátrica el resultado y dar a conocer a la Agencia ganadora de la licitación. El resultado final será inapelable.


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